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Comment gérer ses missions au forfait ?


Toute la difficulté des missions au forfait réside dans le fait que c'est le prestataire qui subit les aléas liés à la gestion du projet et par conséquent qui supporte le risque. Il est donc dans l'obligation de formaliser dans le détail son engagement puis qu'il en découle une obligation de résultat (contre une obligation de moyen pour les projets facturés au temps passé).

 

Quel apport peut avoir un ERP pour la gestion d'une mission au forfait ?

Sur les projets au forfait les factures sont prévues à l'avance (échéancier de type un pourcentage à la commande et le solde à la livraison, avec éventuellement des factures intermédiaires s'il y a plusieurs lots de livraison). L'ERP n'a donc pas besoin des consommation de temps des consultants pour établir les factures.

En revanche, toute la difficulté de la gestion en mode forfait vient du suivi de la rentabilité du projet puisque le chiffre d'affaires est figé alors que le coût de revient est variable.

 

Le suivi de la rentabilité de la mission

La gestion du temps passé ne suffit plus dans le cas d'un forfait puisque l'incertitude réside dans le temps restant à faire. C'est pourquoi les missions au forfait doivent avoir un chef de projet qui va mesurer ce reste à faire. Concrètement dans l'application cela peut se matérialiser de plusieurs manières :


  • Saisie du pourcentage d'avancement de la mission

  • Saisie du reste à faire (directement ou via la planification)


A une périodicité déterminée (en adéquation avec le cadencement de la saisie des temps) , le chef de projet devra historiser sa prévision de charge pour réaliser le livrable vendu). Cette information permettra de réévaluer le coût de revient global et par conséquent la marge prévisionnelle. Elle va également permettre de générer des alertes bien en amont en cas de dérapage d'un projet au forfait, sans attendre comme c'est bien trop souvent le cas, que le budget initial soit consommé.

 

La gestion comptable de la mission

L'autre intérêt de suivre l'avancement des missions au forfait est de pouvoir mesurer le chiffre d'affaires réellement produit mensuellement.

L'application doit permettre de valoriser mensuellement la production de chaque projet en fonction de chiffre déjà comptabilisé et du reste à faire. Le chiffre d'affaires restant à produire étant lissé sur les prévisions de charge de la mission dans le temps.

 

 

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