L'ERP qui pilote vos dossiers techniques, vos sous-traitants et vos délais
Esquisse, APS, APD, PRO, DCE, suivi de chantier : un dossier de bureau d'études avance par phases contractuelles, souvent avec un promoteur ou un architecte qui attend un livrable à date fixe. Fluxod réunit suivi de dossiers, temps passé, sous-traitance, facturation et notes de frais dans une seule plateforme, pour que chaque phase soit facturée à temps et que chaque dossier reste rentable jusqu'à la réception des travaux.
Demander une démo
Une activité rythmée par les phases réglementaires et les délais du maître d'ouvrage
Un bureau d'études techniques (structure, fluides, thermique, VRD, environnement) travaille rarement seul sur un projet : il coordonne son avancement avec l'architecte, le maître d'ouvrage et souvent d'autres bureaux d'études ou sous-traitants (géomètre, bureau de contrôle). Un livrable en retard sur une phase PRO ou une facturation oubliée à la remise du DCE suffit à tendre une relation client et à peser sur la trésorerie, dans un secteur où les marges sont déjà resserrées par la concurrence sur les honoraires. Voici les difficultés les plus fréquentes chez nos clients bureaux d'études, de la petite structure indépendante au bureau multi-spécialités.
Dossiers à phases réglementaires multiples
Esquisse, APS, APD, PRO, DCE, suivi de chantier : sans suivi structuré, savoir où en est réellement un dossier et ce qui reste à facturer sur chaque phase demande de rouvrir plusieurs fichiers.
Coordination avec géomètres et bureaux de contrôle
Un dossier fait souvent intervenir plusieurs sous-traitants techniques ; sans suivi centralisé, la coordination des livrables et des délais de chacun repose sur des échanges de mails dispersés.
Délais du maître d'ouvrage sous tension
Un permis de construire à déposer, un appel d'offres à honorer : les délais imposés par le calendrier du client laissent peu de marge pour un dossier mal suivi en interne.
Facturation par phase parfois oubliée
Chaque phase validée (esquisse, APS, APD...) devrait déclencher une facturation, mais sans automatisation, certaines échéances de facturation passent inaperçues au milieu d'un dossier encore actif.
Déplacements sur site et relevés
Visites de site, relevés terrain, réunions de chantier : le suivi manuel des notes de frais et du temps passé hors les murs fait perdre du temps aux techniciens comme à la comptabilité.
Conformité normative et responsabilité professionnelle
DTU, Eurocodes, réglementation thermique : le respect des normes engage la responsabilité du bureau d'études, et une démarche qualité mal documentée fragilise sa défense en cas de litige.
Le cycle de vie d'un dossier, de la consultation à la réception
Un dossier de bureau d'études traverse des phases bien codifiées, mais rarement suivies dans un seul outil. Voici comment Fluxod les accompagne sans ressaisie, de la consultation initiale jusqu'à la clôture du dossier.
Consultation et proposition d'honoraires
Le bureau d'études chiffre ses honoraires par phase (esquisse, APS, APD, PRO, DCE, suivi de chantier) dans Fluxod, à partir de l'historique de dossiers comparables, et transforme la commande en dossier actif dès sa signature.
Staffing des techniciens et coordination des sous-traitants
Le chef de projet affecte les ingénieurs et techniciens disponibles, et suit les livrables attendus des sous-traitants (géomètre, bureau de contrôle) directement associés au dossier.
Suivi du temps passé par phase
Chaque intervenant déclare son temps par dossier et par phase, ce qui permet de suivre en continu le reste-à-faire face au budget d'honoraires et d'anticiper un dépassement avant qu'il ne soit trop tard.
Facturation à chaque phase validée
Dès qu'une phase est remise et validée par le client, la facturation correspondante se déclenche automatiquement, avec génération de la facture électronique au format Factur-X.
Suivi de chantier et clôture du dossier
Pendant la phase de suivi de réalisation, les visites et comptes rendus de chantier alimentent le dossier ; à la réception des travaux, le bureau d'études retrouve la marge réelle et capitalise les éléments techniques du dossier.
Un ERP conçu pour le métier du bureau d'études
- Suivi de dossiers structuré par phase réglementaire
- Découpage esquisse, APS, APD, PRO, DCE, suivi de chantier
- Suivi du budget d'honoraires restant par phase
- Alerte automatique en cas de dépassement du temps alloué à une phase
- Feuilles de temps dématérialisées par dossier et par phase, accessibles depuis un smartphone lors des visites de site ou réunions de chantier, avec workflow de validation.
- Facturation automatisée déclenchée à chaque phase validée Forfait par phaseTemps passéRégieSous-traitance
- Facturation électronique au format Factur-X (PDF lisible intégrant des données XML structurées), compatible avec la réforme et connectée aux plateformes agréées du marché.
- Suivi des interventions de sous-traitants (géomètres, bureaux de contrôle) directement associés au dossier, pour une coordination centralisée plutôt qu'éclatée entre plusieurs échanges de mails.
- Calcul automatique de la marge par dossier et par phase, en rapprochant le budget d'honoraires vendu, le coût de revient chargé des intervenants et le temps réellement déclaré.
- Module qualité pour structurer une démarche de conformité normative (DTU, Eurocodes) et documenter les contrôles réalisés, utile en cas de mise en cause de la responsabilité professionnelle.
- Gestion des notes de frais avec OCR intégré et barèmes kilométriques, adaptée aux déplacements fréquents sur site ou en réunion de chantier, avec workflow de validation.
- Module RH centralisant les compétences et spécialités techniques de chaque collaborateur (structure, fluides, thermique, VRD), pour un staffing rapide des nouveaux dossiers.
- Module finance consolidant produits et charges par dossier ou par agence, pour un compte de résultat prévisionnel fiable présenté en fin d'exercice.
- Module recrutement pour absorber la croissance et suivre un vivier de techniciens spécialisés, avec matching automatique sur les dossiers à venir selon les compétences requises.
Ce que ça change concrètement pour votre bureau d'études
Une facturation par phase qui ne passe plus inaperçue, avec un déclenchement automatique dès validation du livrable.
Une dérive de temps sur une phase détectée dès les premières semaines, plutôt qu'au bilan de clôture du dossier.
Une coordination centralisée avec les sous-traitants (géomètres, bureaux de contrôle), sans dispersion des échanges par mail.
Des techniciens qui saisissent temps et frais depuis leur mobile, y compris lors d'une visite de site ou d'une réunion de chantier.
Une démarche qualité documentée, utile pour rassurer un maître d'ouvrage exigeant et sécuriser la responsabilité professionnelle du bureau.
Une seule plateforme pour le suivi de dossiers, la facturation, la qualité et les RH, là où beaucoup de bureaux d'études jonglent encore entre plusieurs tableurs.
Une capitalisation facilitée des dossiers passés, utile pour chiffrer plus vite et plus juste la prochaine consultation.
Une relation de confiance renforcée avec les maîtres d'ouvrage et architectes, qui obtiennent une réponse fiable sur l'avancement réel d'un dossier sans attendre une réunion de chantier.
Un ERP pensé pour la mécanique spécifique du bureau d'études
Beaucoup d'ERP généralistes savent facturer un forfait, mais peu suivent finement des dossiers découpés en phases réglementaires, avec sous-traitance et exigences normatives associées. C'est précisément le terrain sur lequel Fluxod a été construit, avec des bureaux d'études comme premiers utilisateurs.
Conçu avec des bureaux d'études, pas adapté après coup
Le découpage esquisse/APS/APD/PRO/DCE, le suivi des sous-traitants et la facturation par phase ne sont pas des options ajoutées à un ERP généraliste : ils sont natifs dans le modèle de données de Fluxod.
Une seule saisie, de la consultation à la facturation
Le chiffrage, le staffing, le temps passé par phase et la facture s'enchaînent sans ressaisie, ce qui fait gagner un temps précieux aux chefs de projet comme aux fonctions administratives.
Une mise en œuvre progressive, sans big-bang
Suivi de dossiers, facturation, qualité, RH, notes de frais : chaque module s'active indépendamment, au rythme de votre bureau d'études, sans imposer une refonte complète des habitudes du jour au lendemain.
Une démarche qualité intégrée, pas un module externe
Le suivi de conformité normative s'appuie sur les mêmes données que les dossiers et les temps passés, pour une documentation alimentée automatiquement plutôt que reconstituée à la main en cas de contrôle.
Conformité facturation électronique déjà intégrée
Le format Factur-X et la connexion aux plateformes agréées sont disponibles dès aujourd'hui, un vrai enjeu pour tout bureau d'études qui facture des promoteurs ou des collectivités soumis à la réforme.
Un accompagnement français, réactif
L'équipe Fluxod comprend les enjeux propres aux phases réglementaires du bâtiment et de l'aménagement, et répond en direct, sans ticket perdu dans une file d'attente d'un éditeur généraliste.
Une roadmap pilotée par les retours du terrain
Les évolutions du produit sont priorisées à partir des demandes réelles des bureaux d'études clients, pas d'une feuille de route générique pensée pour l'ensemble des secteurs de services.
Ils nous font confiance
Des équipes qui nous font confiance chaque jour
Ce que les bureaux d'études nous demandent le plus souvent
Oui. Chaque dossier se découpe dans Fluxod selon les phases réglementaires du projet, chacune avec son propre budget d'honoraires et sa propre échéance de facturation, pour un suivi fidèle au déroulement réel du dossier.
Prêt à sécuriser la facturation de chacune de vos phases de dossier ?
Une démo personnalisée, construite autour de vos phases de dossiers, de vos sous-traitants et de votre démarche qualité, du premier relevé jusqu'à la réception des travaux.