L'ERP qui pilote vos sessions, vos formateurs et votre conformité Qualiopi
Entre les sessions à planifier, les formateurs à staffer, les financeurs multiples à facturer (entreprises, OPCO, CPF, France Travail) et les indicateurs Qualiopi à documenter en continu, un organisme de formation gère une mécanique administrative aussi lourde que sa mission pédagogique. Fluxod réunit sessions, formateurs, facturation, qualité et RH dans une seule plateforme, pour que chaque session soit rentable et que chaque audit se prépare sans stress.
Demander une démoUne activité sous double contrainte : pédagogique et administrative
Depuis 2022, la certification Qualiopi conditionne l'accès aux financements publics et mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, Régions) : impossible d'y couper pour un organisme qui veut vivre de la formation professionnelle continue. À cette exigence s'ajoutent la diversité des financeurs à facturer, le suivi administratif de chaque apprenant, du devis à l'attestation de fin de formation, et la nécessité de prouver à tout moment la réalité pédagogique des sessions dispensées. Voici les difficultés les plus fréquentes chez nos clients organismes de formation, du formateur indépendant à l'organisme multi-sites.
Conformité Qualiopi permanente
Les indicateurs qualité doivent être documentés en continu, pas seulement à la veille de l'audit de surveillance : sans suivi structuré, la preuve de conformité se reconstitue dans l'urgence, dossier par dossier.
Facturation multi-financeurs complexe
Entreprises, OPCO, CPF via Mon Compte Formation, France Travail, financement individuel : chaque financeur a ses règles et ses délais de paiement, difficiles à suivre sans outil dédié.
Émargement et suivi de présence
Sans émargement numérisé et centralisé, prouver la réalisation effective d'une session en cas de contrôle repose sur des feuilles papier dispersées, parfois incomplètes.
Gestion des formateurs internes et freelances
Entre formateurs salariés et intervenants freelances, le suivi des disponibilités, des évaluations et des contrats devient complexe sans base commune à jour.
Évaluations à chaud, à froid et BPF annuel
Taux de satisfaction, taux de réussite, bilan pédagogique et financier (BPF) à déclarer chaque année : la collecte manuelle de ces données mobilise un temps considérable en fin d'exercice.
Formateurs itinérants et notes de frais
Formateurs qui interviennent en intra-entreprise ou sur plusieurs sites : le suivi manuel des déplacements et des frais associés retarde le remboursement et alourdit la comptabilité.
Catalogue de programmes et certifications à jour
Programmes de formation, référencements RNCP ou RS, dates de validité des certifications délivrées : sans base centralisée, tenir ce catalogue à jour repose sur une vigilance manuelle, session après session.
Le cycle de vie d'une session, de l'inscription à l'attestation
Une session de formation suit toujours le même enchaînement administratif, mais il est rarement outillé de bout en bout. Voici comment Fluxod l'accompagne sans ressaisie, de l'inscription du premier apprenant jusqu'à la déclaration annuelle.
Devis et inscription des apprenants
Le commercial ou le conseiller formation enregistre l'inscription dans Fluxod, identifie le financeur (entreprise, OPCO, CPF) et génère la convention ou le devis correspondant sans ressaisie ultérieure.
Staffing du formateur et planification de la session
Le responsable pédagogique affecte un formateur interne ou freelance disponible et compétent sur le sujet, à partir des données centralisées dans le module RH.
Réalisation, émargement et suivi qualité
Pendant la session, l'émargement numérique est collecté, et les indicateurs qualité (assiduité, satisfaction à chaud) sont enregistrés au fil de l'eau plutôt que reconstitués après coup.
Facturation au financeur concerné
La facturation se déclenche selon les règles du financeur identifié en amont, avec génération automatique de la facture électronique au format Factur-X et suivi du délai de paiement propre à chaque financeur.
Évaluation à froid et bilan annuel
Le suivi à froid de l'apprenant et la consolidation des indicateurs qualité alimentent automatiquement les données nécessaires au bilan pédagogique et financier annuel.
Un ERP conçu pour le métier de la formation professionnelle
- Gestion des sessions de formation de bout en bout
- Planning des sessions, des salles et des formateurs
- Émargement numérique centralisé par session
- Suivi des évaluations à chaud et à froid par apprenant
- Module qualité aligné sur les indicateurs Qualiopi : suivi continu des preuves de conformité, non-conformités et actions correctives, pour préparer un audit de surveillance sans reconstitution de dossier dans l'urgence.
- Facturation automatisée adaptée à la diversité des financeurs EntreprisesOPCOCPFFrance TravailFinancement individuel
- Facturation électronique au format Factur-X (PDF lisible intégrant des données XML structurées), compatible avec la réforme et connectée aux plateformes agréées du marché.
- Module RH centralisant les compétences, disponibilités et évaluations de chaque formateur, interne comme freelance, pour un staffing rapide des sessions à venir.
- Gestion des notes de frais avec OCR intégré et barèmes kilométriques, adaptée aux formateurs itinérants qui interviennent en intra-entreprise ou sur plusieurs sites.
- Module recrutement pour construire et faire vivre un vivier de formateurs freelances qualifiés, avec matching automatique sur les thématiques et sessions à venir.
- Module finance consolidant les données nécessaires au bilan pédagogique et financier (BPF) annuel, sans recompilation manuelle de fichiers dispersés en fin d'exercice.
- Suivi consolidé du taux de satisfaction, du taux de réussite et de la charge par formateur, pour un pilotage pédagogique appuyé sur des données à jour plutôt que sur une impression générale.
- Catalogue centralisé des programmes de formation et des certifications délivrées (RNCP, RS), avec suivi des dates de validité et des renouvellements à anticiper.
Ce que ça change concrètement pour votre organisme de formation
Une préparation d'audit Qualiopi facilitée par des preuves de conformité documentées en continu, plutôt que reconstituées dans l'urgence.
Une facturation multi-financeurs fiabilisée, avec un suivi des délais de paiement propre à chaque type de financeur.
Un émargement numérique centralisé qui sécurise la preuve de réalisation de chaque session en cas de contrôle.
Des formateurs, internes comme freelances, staffés plus rapidement grâce à une base de compétences et de disponibilités à jour.
Un bilan pédagogique et financier annuel préparé à partir de données déjà consolidées, au lieu d'une compilation manuelle de dernière minute.
Une seule plateforme pour les sessions, la facturation, la qualité et les RH, là où beaucoup d'organismes jonglent encore entre plusieurs outils et tableurs.
Des formateurs itinérants qui saisissent temps et frais depuis leur mobile, sans attendre leur retour au bureau entre deux sessions.
Un catalogue de programmes et de certifications toujours à jour, consultable par toute l'équipe pédagogique et commerciale sans fichier partagé à synchroniser manuellement.
Un ERP pensé pour la mécanique spécifique de la formation professionnelle
Beaucoup d'ERP généralistes savent facturer une prestation, mais peu suivent finement les indicateurs Qualiopi, la diversité des financeurs et les spécificités d'un formateur freelance. C'est précisément le terrain sur lequel Fluxod a été construit, avec des organismes de formation comme premiers utilisateurs.
Conçu avec des organismes de formation, pas adapté après coup
Les indicateurs Qualiopi, les règles de facturation par financeur et le suivi des formateurs freelances ne sont pas des options ajoutées à un ERP généraliste : ils sont natifs dans le modèle de données de Fluxod.
Une seule saisie, de l'inscription à la facturation
L'inscription de l'apprenant, le staffing du formateur, l'émargement et la facture s'enchaînent sans ressaisie, ce qui fait gagner un temps précieux aux équipes administratives et pédagogiques.
Une mise en œuvre progressive, sans big-bang
Sessions, facturation, qualité, RH, notes de frais : chaque module s'active indépendamment, au rythme de votre organisme, sans imposer une refonte complète des habitudes du jour au lendemain.
Une démarche qualité pensée pour Qualiopi
Le suivi qualité s'appuie sur les mêmes données que les sessions et les évaluations, pour des indicateurs alimentés automatiquement plutôt que reconstitués à la main avant chaque audit de surveillance ou de renouvellement.
Conformité facturation électronique déjà intégrée
Le format Factur-X et la connexion aux plateformes agréées sont disponibles dès aujourd'hui, un vrai enjeu pour tout organisme qui facture des entreprises ou des OPCO soumis à la réforme.
Un accompagnement français, réactif
L'équipe Fluxod comprend les enjeux propres au financement de la formation professionnelle et à la certification Qualiopi, et répond en direct, sans ticket perdu dans une file d'attente d'un éditeur généraliste.
Une roadmap pilotée par les retours du terrain
Les évolutions du produit sont priorisées à partir des demandes réelles des organismes de formation clients, pas d'une feuille de route générique pensée pour l'ensemble des secteurs de services.
Ils nous font confiance
Des équipes qui nous font confiance chaque jour
Ce que les organismes de formation nous demandent le plus souvent
Oui. Le module qualité de Fluxod documente en continu les preuves de conformité aux indicateurs Qualiopi (suivi des apprenants, évaluations, réclamations), ce qui évite de reconstituer un dossier complet dans l'urgence avant un audit de surveillance ou de renouvellement.
Prêt à aborder votre prochain audit Qualiopi sereinement ?
Une démo personnalisée, construite autour de vos sessions, de vos financeurs et de votre démarche qualité au quotidien.